Je hebt het als zzp’er goed voor elkaar. Je regelt je eigen zaken, je kent je risico’s, en je verzekeringen sluiten daar netjes op aan. Tot het moment dat je besluit je eerste medewerker aan te nemen. Dan verandert er in één keer meer dan je misschien verwacht.
Waar je als zelfstandige vooral naar je eigen situatie keek, ben je vanaf nu ook verantwoordelijk voor iemand anders. Dat brengt nieuwe verplichtingen met zich mee. Niet alleen op papier, maar ook in de praktijk.
Wanneer ben je officieel werkgever?
Je bent werkgever zodra iemand voor je bedrijf werkt en aan een aantal voorwaarden voldoet. De persoon werkt minimaal drie opeenvolgende maanden voor je. Diegene werkt wekelijks, of minstens twintig uur per maand, tegen betaling. Er is sprake van een gezagsverhouding: jij geeft aanwijzingen en instructies. En je betaalt loon voor verrichte arbeid.
Voldoet de situatie hieraan? Dan ben je vanaf dat moment officieel werkgever, met alle verplichtingen die daarbij horen.
Loonheffing en sociale premies
Als werkgever draag je loonheffing af voor je medewerker. Ook betaal je sociale verzekeringspremies, zodat je medewerker aanspraak kan maken op werknemersverzekeringen zoals de WW en de WIA.
Je krijgt hierdoor ook te maken met salarisadministratie. Veel startende werkgevers besteden dit uit aan een administratiekantoor of loonadministrateur. Dat scheelt tijd, en voorkomt fouten in een systeem waar je nog niet mee bekend bent.
De RI&E: verplicht vanaf je eerste medewerker
Neem je personeel aan, dan ben je verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen. Dit geldt al vanaf je eerste medewerker, ook als je maar een paar uur per week iemand in dienst neemt.
Een RI&E brengt de risico’s op de werkvloer in kaart. Denk aan fysieke belasting, veiligheid van werkplekken, of psychosociale arbeidsbelasting. Je maakt vervolgens een plan van aanpak om deze risico’s te beperken.
Voor kleine werkgevers gelden minder zware eisen dan voor grote organisaties. Toch is de RI&E geen formaliteit die je kunt overslaan. Ontbreekt hij, dan riskeer je een boete van de Arbeidsinspectie. Ook kan een verzekeraar bij schade minder of geen dekking bieden als blijkt dat je geen actuele RI&E had.
Loondoorbetaling bij ziekte
Wordt je medewerker ziek, dan ben je verplicht het loon door te betalen tijdens de eerste twee ziektejaren. Voor een startende werkgever is dit vaak een onderschat risico. Twee jaar loon doorbetalen, zonder dat er productief werk tegenover staat, kan een flinke aanslag zijn op je bedrijfsvoering.
Daarnaast moet je bij ziekte voldoen aan de Wet verbetering poortwachter. Deze wet stelt eisen aan re-integratie, met concrete stappen en termijnen. Doe je dit niet goed, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dan betaal je nog een derde jaar loon door.
Een arbodienst ondersteunt je bij deze re-integratie. Veel werkgevers combineren dit met een verzuimverzekering, zodat het financiële risico en de begeleiding via één partij lopen.
Aansprakelijkheid voor je medewerker
Als werkgever ben je aansprakelijk voor schade die je medewerker tijdens het werk oploopt, en soms ook voor schade die je medewerker aan anderen toebrengt. Denk aan een medewerker die tijdens een klus per ongeluk iets beschadigt bij een klant.
Je bestaande bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, als zzp’er vaak gericht op je eigen handelen, dekt dit niet automatisch. Zodra je personeel hebt, verandert het risicoprofiel van je onderneming. Dat vraagt om een herbeoordeling van je dekking.
Verzuim- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen
Als zzp’er regelde je je eigen arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV), als je die al had. Voor je medewerker ligt dat anders. Je bent verplicht sociale premies af te dragen, waardoor je medewerker via de overheid verzekerd is voor arbeidsongeschiktheid.
Toch kiezen veel werkgevers ervoor om aanvullend een verzuimverzekering af te sluiten. Deze dekt (een deel van) de loondoorbetalingsverplichting tijdens ziekte. Zonder deze verzekering betaal je dit risico volledig zelf.
Pensioen: niet altijd verplicht, wel het overwegen waard
Een pensioenregeling is niet voor elke werkgever verplicht. Valt je bedrijf onder een cao met een verplichte bedrijfstakpensioenregeling, dan moet je je medewerker daarbij aansluiten. Geldt dat niet voor jouw sector, dan is een pensioenregeling een keuze.
Toch is het verstandig hier vroeg over na te denken. Een pensioenregeling is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, zeker in een arbeidsmarkt waarin het lastig is om goed personeel te vinden en te behouden.
Zorgverzekering en overige verplichtingen
Je medewerker moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is dat niet het geval, dan sluit het Zorginstituut Nederland namens hem of haar een verzekering af. In dat geval draag jij als werkgever de premie af aan het Zorginstituut. Dit is een verplichting die weinig startende werkgevers kennen, en die je dus makkelijk over het hoofd ziet.
Toch is het verstandig hier vroeg over na te denken. Een pensioenregeling is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, zeker in een arbeidsmarkt waarin het lastig is om goed personeel te vinden en te behouden.
Waarom je dit vroeg wilt regelen
Veel van deze verplichtingen komen tegelijk op je af, precies op het moment dat je het druk hebt met de overstap zelf. Regel je de RI&E, de verzekeringen en de administratie pas als er al iets is gebeurd, dan sta je dubbel onder druk: je moet het probleem oplossen én alsnog alles op orde brengen.
Begin je op tijd, dan voorkom je dat je werkgeverschap start met een gat in je dekking of een ontbrekend document.
Ga hierover in gesprek
Veel van deze verplichtingen komen tegelijk op je af, precies op het moment dat je het druk hebt met de overstap zelf. Regel je de RI&E, de verzekeringen en de administratie pas als er al iets is gebeurd, dan sta je dubbel onder druk: je moet het probleem oplossen én alsnog alles op orde brengen.
Begin je op tijd, dan voorkom je dat je werkgeverschap start met een gat in je dekking of een ontbrekend document.
