Een medewerker die zich ziekmeldt: iedere werkgever krijgt er vroeg of laat mee te maken. Een duidelijk en actueel verzuimbeleid helpt om vanaf het eerste moment goed te handelen. Het zorgt ervoor dat medewerkers en leidinggevenden weten wat er van hen wordt verwacht én helpt om langdurig verzuim zoveel mogelijk te voorkomen.
Maar wanneer heb je voor het laatst naar je verzuimbeleid gekeken? Met deze checklist controleer je of de belangrijkste onderdelen binnen jouw organisatie goed geregeld zijn.
1. Zijn de afspraken rondom ziekmelden duidelijk?
Een goed verzuimbeleid begint bij duidelijke afspraken. Medewerkers moeten weten wat ze moeten doen wanneer ze niet kunnen werken.
Controleer bijvoorbeeld:
- Is duidelijk bij wie een medewerker zich ziek moet melden?
- Is vastgelegd hoe en vóór welk tijdstip dit moet gebeuren?
- Weten leidinggevenden welke stappen zij vervolgens moeten zetten?
- Is duidelijk welke informatie je als werkgever wel en niet mag vragen?
Zorg ervoor dat deze afspraken niet alleen ergens op papier staan, maar ook bekend zijn bij medewerkers en leidinggevenden.
2. Zijn de verantwoordelijkheden goed verdeeld?
Bij verzuim zijn vaak meerdere personen betrokken. Denk aan de leidinggevende, HR, salarisadministratie en arbodienst. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden kan ervoor zorgen dat acties blijven liggen.
- Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de begeleiding van de medewerker?
- Is vastgelegd wie contact onderhoudt met de arbodienst?
- Is duidelijk wie belangrijke termijnen bewaakt?
- Weet de salarisadministratie wanneer wijzigingen moeten worden verwerkt?
Hoe duidelijker de taakverdeling, hoe kleiner de kans dat belangrijke stappen worden gemist.
3. Worden de wettelijke verplichtingen en termijnen bewaakt?
Bij langdurig ziekteverzuim krijgen werkgever en werknemer te maken met de Wet verbetering poortwachter. Hierin staan verschillende verplichtingen en momenten waarop actie nodig is.
Denk onder andere aan de probleemanalyse, het plan van aanpak, evaluatiemomenten en uiteindelijk het re-integratieverslag.
- Is duidelijk welke stappen op welk moment nodig zijn?
- Worden belangrijke deadlines automatisch of handmatig bewaakt
- Worden acties en afspraken goed vastgelegd?
- Is het verzuimdossier volledig en actueel?
Het missen van verplichtingen kan niet alleen het re-integratieproces vertragen, maar uiteindelijk ook financiële gevolgen hebben voor de werkgever.
4. Is de samenwerking met de arbodienst goed geregeld?
Een goede samenwerking met de arbodienst is belangrijk voor een zorgvuldig verzuimproces.
- Weet je wanneer een medewerker bij de arbodienst moet worden aangemeld?
- Zijn de contactpersonen binnen de organisatie bekend?
- Worden adviezen van de bedrijfsarts tijdig opgevolgd?
- Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren en vastleggen van acties?
Kijk daarbij niet alleen naar wat er formeel is afgesproken, maar ook naar hoe de samenwerking in de praktijk verloopt.
5. Sluit je verzuimverzekering nog aan?
Heb je een verzuimverzekering? Controleer dan regelmatig of deze nog aansluit bij je organisatie. Je personeelsbestand, loonsom en financiële situatie kunnen in de loop van de tijd veranderen.
- Is de actuele loonsom correct doorgegeven?
- Zijn nieuwe medewerkers goed verwerkt?
- Kloppen de gegevens van medewerkers die langdurig ziek zijn?
- Weet je wanneer een ziekmelding bij de verzekeraar moet worden doorgegeven?
- Zijn wijzigingen in het arbeidsongeschiktheidspercentage goed verwerkt?
Kijk niet alleen naar de premie. De voorwaarden, dekking, eigenrisicoperiode en ondersteuning bij verzuim zijn minstens zo belangrijk.
6. Heb je aandacht voor het voorkomen van verzuim?
Een goed verzuimbeleid gaat niet alleen over wat je doet wanneer iemand al ziek is. Preventie is minstens zo belangrijk.
Signalen zoals een hoge werkdruk, regelmatig kortdurend verzuim of verminderde betrokkenheid kunnen aanleiding zijn om eerder het gesprek aan te gaan.
- Bespreken leidinggevenden regelmatig hoe het met medewerkers gaat?
- Worden signalen van werkdruk tijdig herkend?
- Heb je inzicht in kortdurend en langdurig verzuim?
- Worden terugkerende patronen binnen teams onderzocht?
- Is er voldoende aandacht voor duurzame inzetbaarheid?
Door eerder te signaleren en het gesprek aan te gaan, kun je mogelijk voorkomen dat klachten uiteindelijk leiden tot langdurige uitval.
