In het kort
- De jaarwisseling is het moment om loonsom, pensioen, verzuim, RI&E en polissen na te lopen.
- Wat je nu bijstelt, telt direct mee in het nieuwe jaar.
- Met een paar uur werk voorkom je naheffingen, loonsancties en onderverzekering.
Het is begin november. Je loopt met een kop koffie de laatste facturen door en denkt: nog een paar weken, dan begint het nieuwe jaar. Dan valt er een brief van je verzuimverzekeraar op de mat. Of je de definitieve loonsom over dit jaar wilt doorgeven. Je nam dit jaar drie nieuwe mensen aan. Klopt het bedrag dat je verzekeraar kent eigenlijk nog wel?
Herkenbaar? Veel werkgevers in het MKB regelen hun verzekeringen, pensioen en verzuim één keer goed. Daarna kijken ze er pas weer naar als er iets misgaat. Dat is begrijpelijk, want je hebt een bedrijf te runnen. Toch is de jaarwisseling hét moment voor een korte eindejaarscheck als werkgever. In dit artikel lopen we vijf onderdelen langs die je vóór 31 december nakijkt. Per onderdeel lees je wat je controleert en waarom het ertoe doet.
Waarom een eindejaarscheck voor elke werkgever loont
Rond 1 januari verandert er veel tegelijk. Salarissen gaan omhoog, nieuwe premies gaan in en veel polissen lopen door voor een nieuw jaar. Wat je nu bijstelt, telt dus direct mee. Wat je laat liggen, sleept zich twaalf maanden voort.
Daar komt bij dat je bedrijf in een jaar meer verandert dan je denkt. Je neemt mensen aan, iemand vertrekt, je koopt een bus of een machine. Misschien start je met een nieuwe dienst. Elke verandering kan gevolgen hebben voor je risico’s. Een eindejaarscheck brengt al die veranderingen in één keer in beeld. Het kost je een paar uur, en daarna begin je het jaar met overzicht.
1. Geef de juiste loonsom door aan je verzekeraars
Verschillende bedrijfsverzekeringen rekenen hun premie uit op basis van je loonsom. Denk aan je verzuimverzekering, een WGA-eigenrisicoverzekering als je eigenrisicodrager bent, en vaak ook een collectieve ongevallenverzekering. Aan het begin van het jaar betaal je een voorschotpremie op basis van een geschatte loonsom. Na afloop van het jaar vraagt de verzekeraar de werkelijke loonsom op en verrekent het verschil.
Zit er veel verschil tussen schatting en werkelijkheid, dan kan dat twee kanten op gaan. Een te lage schatting levert een flinke naheffing op, op een moment dat je die niet verwacht. Een te hoge schatting betekent dat je een jaar lang te veel premie hebt voorgeschoten. Een verouderd beeld van je loonsom kan bovendien gevolgen hebben voor de dekking zelf. Sommige polissen kennen bijvoorbeeld een maximum verzekerd loon per medewerker.
Wat kijk je na? Leg de loonsom van dit jaar naast wat je verzekeraars van je weten. Had je dit jaar groei of juist krimp in je personeel? Waren er collectieve loonsverhogingen? Geef wijzigingen op tijd door, zodat je voorschotpremie voor volgend jaar klopt.
2. Kijk of je pensioenregeling nog bij je bedrijf past
Pensioen voelt voor veel werkgevers als iets dat vanzelf loopt. Toch zitten er in elke pensioenregeling een paar punten die je jaarlijks wilt controleren. Zijn alle nieuwe medewerkers aangemeld? Kloppen de salarissen die je pensioenuitvoerder gebruikt? En past de regeling nog bij wat je in de arbeidsovereenkomsten hebt beloofd?
Dit jaar speelt er ook iets groters. Door de Wet toekomst pensioenen moeten alle pensioenregelingen uiterlijk op 1 januari 2028 voldoen aan het nieuwe stelsel. Valt je bedrijf onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds, dan regelt het fonds de overstap grotendeels. Heb je een eigen regeling bij een verzekeraar of premiepensioeninstelling? Dan ligt de regie bij jou. Je maakt zelf keuzes over de nieuwe regeling, bespreekt die met je medewerkers en legt alles vast in een transitieplan. Voor regelingen bij een verzekeraar moet dat plan uiterlijk 1 oktober 2027 klaar zijn. Dat klinkt ver weg, maar een zorgvuldig traject met overleg kost al snel maanden.
Tip
Vraag je pensioenuitvoerder om een actueel deelnemersoverzicht en leg dat naast je personeelsbestand. Zo zie je in tien minuten of er iemand ontbreekt.
3. Loop je verzuimdossiers na
Heb je een medewerker die langer ziek is, dan heb je als werkgever een aantal vaste verplichtingen. De Wet verbetering poortwachter legt precies vast wanneer je wat doet. Rond week 6 hoort er een probleemanalyse van de bedrijfsarts te liggen. Uiterlijk in week 8 stel je samen met je medewerker een plan van aanpak op. Rond week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie.
In de drukte van het jaar schuiven die momenten nogal eens op. Een gesprek dat niet doorgaat, een bijstelling die niet op papier komt, een actiepunt dat blijft liggen. Op zichzelf lijkt dat klein. Maar bij een WIA-aanvraag na bijna twee jaar beoordeelt het UWV of jij en je medewerker genoeg hebben gedaan aan re-integratie.
Let op: loonsanctie
Vindt het UWV de re-integratie onvoldoende, dan kan het een loonsanctie opleggen. Je betaalt dan tot maximaal een jaar langer loon door.
Wat kijk je na? Pak elk lopend verzuimdossier erbij en check of je de verplichte stappen op tijd hebt gezet en vastgelegd. Kijk ook naar frequent kort verzuim. Meldde een medewerker zich dit jaar vijf keer kort ziek? Dan verdient dat een gesprek, voordat het uitgroeit tot langdurige uitval.
4. Check of je RI&E nog actueel is
Elke werkgever met personeel is verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie te hebben, de RI&E. Daarin breng je de risico’s voor veiligheid en gezondheid in kaart. Bij de RI&E hoort een plan van aanpak met de maatregelen die je neemt, wie ze uitvoert en wanneer.
Veel bedrijven lieten ooit een RI&E maken die daarna in een la verdween. Dat is een gemiste kans en een risico. De Nederlandse Arbeidsinspectie kijkt namelijk niet alleen of je een RI&E hebt, maar ook of die volledig en actueel is. Je RI&E hoort mee te veranderen met je bedrijf.
Wat kijk je na? Is er dit jaar iets veranderd in je werkzaamheden, je pand, je machines of je team? Werkt er iemand met nieuwe stoffen, of werk je vaker op locatie bij klanten? Heb je de acties uit het plan van aanpak van vorig jaar ook echt uitgevoerd? Een goede RI&E helpt je bovendien bij verzuim. Veel uitval begint bij werkdruk of fysieke belasting die je met een actuele RI&E had zien aankomen.
5. Laat je polissen meegroeien met je bedrijf
Groei is mooi, maar je verzekeringen groeien niet vanzelf mee. Een nieuwe machine, extra voorraad, een tweede bedrijfsbus of een uitbreiding van je pand verhogen de waarde van wat je verzekert. Staat je polis nog op de bedragen van een paar jaar geleden? Dan ben je mogelijk onderverzekerd.
Bij onderverzekering keert de verzekeraar bij schade vaak maar naar verhouding uit. Stel dat je inventaris 300.000 euro waard is, maar voor 200.000 euro verzekerd staat. Bij een schade van 60.000 euro vergoedt de verzekeraar dan mogelijk maar twee derde: 40.000 euro. Het verschil betaal je zelf.
Ook nieuwe activiteiten vragen aandacht. Ga je installeren in plaats van alleen leveren, of werk je voortaan ook voor particulieren? Dan verandert je aansprakelijkheidsrisico. Geef dat door aan je verzekeraar, zodat je dekking aansluit op wat je echt doet.
De eindejaarscheck in één overzicht
| Onderdeel | Wat check je | Waarom |
|---|---|---|
| Loonsom | Werkelijke loonsom naast de opgave bij je verzekeraars | Geen naheffing en geen te hoge voorschotpremie |
| Pensioen | Aanmeldingen, salarissen en voorbereiding op de nieuwe regels | Iedereen is verzekerd en je bent op tijd klaar |
| Verzuim | Stappen en vastlegging in lopende dossiers | Geen loonsanctie van het UWV |
| RI&E | Veranderingen in werk, pand en team en de voortgang van het plan van aanpak | Wettelijk verplicht en de basis voor minder verzuim |
| Polissen | Verzekerde bedragen en activiteiten na groei | Geen onderverzekering en geen gaten in je dekking |
Een paar uur nu, een rustig jaar straks
Terug naar die brief van je verzuimverzekeraar in december. Met een eindejaarscheck heb je als werkgever het antwoord al klaar. Je weet welke loonsom je doorgeeft en waarom. Je weet ook dat je pensioenregeling op orde is, dat je verzuimdossiers kloppen en dat je polissen passen bij het bedrijf dat je nu hebt.
Je hoeft je eindejaarscheck als werkgever niet alleen te doen. Bij beuken’essers kijken we met je mee naar pensioen, verzuim, risico’s en verzekeringen tegelijk. Dat scheelt je losse gesprekken met verschillende partijen. Zo begin je het nieuwe jaar met rust en overzicht.
Samen je eindejaarscheck doen?
Richard Wintjens
Ondernemersadviseur bij beuken’essers. Kijkt met je mee naar pensioen, verzuim, risico’s en verzekeringen in één gesprek.
